Poznaj uniwersalną regułę, która pomoże Ci lepiej wykorzystywać czas.

Dwight Eisenhower to jedna z najbardziej produktywnych postaci wszech czasów. Przede wszystkim był 34 prezydentem Stanów Zjednoczonych. Za jego prezydentury udało mu się zadbać o wprowadzenie wielu programów związanych przykładowo z internetem (organizacja DARPA), przestrzenią kosmiczną (NASA), alternatywnymi źródłami energii czy systemem autostrad międzystanowych.

Zanim został prezydentem, osiągnął wiele sukcesów na tle wojskowym. W czasie I wojny światowej Eisenhower był dowódcą ośrodka szkoleniowego czołgistów w Camp Colt. Został zastępcą pomocnika sekretarza wojny, potem majorem, w końcu został awansowany na generała brygady. Po przystąpieniu USA do wojny został naczelnym dowódcą wojsk amerykańskich lądujących w Afryce Północnej. Przewodził przygotowaniom do lądowania w Normandii i nadzorował marsz aliantów przez Europę. Po zwycięstwie był mianowany dowódcą amerykańskich sił okupacyjnych w Niemczech.

Oczywiście to tylko sukcesy dotyczące życia zawodowego. Jakimś cudem znajdował czas na oddawanie się swoim hobby jak golf i malarstwo.

Przez całe swoje życie wykazywał się wielką produktywnością i zdolnością do zarządzania czasem w odpowiedni sposób. Nic więc dziwnego, że jego życie i metody stały się przedmiotem badań wielu ludzi. Jego najpopularniejsza strategia jeśli chodzi o produktywność znana jest pod nazwą matrycy Eisenhower. To nic innego jak bardzo proste narzędzie, które pomoże Ci podjąć decyzję dotyczącą tego, czym się zająć.

Cały pomysł opiera się na idei, że w życiu mamy do czynienia z 4 rodzajami spraw, z którymi musimy się mierzyć na co dzień:
-sprawy ważne oraz pilne,
-sprawy ważne, które nie są pilne,
-pilne i niezbyt ważne,
-nieważne oraz niepilne.

Jeśli coś jest ważne i pilne – musisz się tym zająć jak najszybciej. Jeśli nie ma nic ważniejszego, to rzuć wszystko co robisz i zajmij się tą jedną sprawą. Taki stan nie jest zbyt pożądany, ponieważ tworzy spore ilości stresu w Twoim życiu.

Sprawy ważne, ale niepilne powinny być planowane zawczasu. Chcesz wyznaczyć konkretny dzień i godzinę kiedy się nimi zajmiesz. Nie wolno Ci zostawiać ich na ostatnią chwilę, ponieważ wtedy przekształcą się w ważne i pilne co wywoła stres i poczucie braku kontroli nad własnym życiem.

Planuj i myśl, bądź strategiem. Staraj się przewidzieć wszystkie możliwe ważne sprawy, które mogą się pojawić nieoczekiwanie. Pomyśl jak i kiedy się nimi zajmiesz. Strefa ważne i niepilne jest tą, w której chcesz być ponieważ zajmujesz się rzeczami naprawdę znaczącymi, mającymi dużą wartość i przynoszącymi największe korzyści. Jednocześnie nie masz nad sobą kata w postaci kończącego się czasu i stresu.

Niezbyt ważne, ale pilne sprawy warto zlecać komuś innemu tak często jak to tylko możliwe. Nie chcesz marnować swojego czasu na to, co tak naprawdę nie zrobi większej różnicy. Z drugiej strony, jeśli możesz to zorganizuj wszystko tak, żeby rzecz została zrobiona, ale nie kosztem Twojego czasu. Oddeleguj ją.

Wszystko to co nie jest ani ważne, ani pilne powinno zostać wyeliminowane całkowicie z Twojego grafiku. Dlaczego? Ponieważ zajmą zbędne miejsce w grafiku i Twojej głowie, a na dodatek utrudnią odnalezienie się we wszystkich innych sprawach, które mają znaczenie. Najlepiej od razu być ze sobą szczerym i powiedzieć sobie wprost, że tego nie zrobisz, zrezygnujesz z tego, a następnie pozbyć się myśli i notatek, które dotyczą ów sprawy.

W tym momencie warto wspomnieć o cudownej naturze ludzkości. Wydaje się, że ludzie powinni spędzać swój czas w pierwszych dwóch strefach – tych, które są ważne. Prawda jest taka, że ludzie uwielbiają udawać, że robią coś ważnego, zajmują się sprawami, które nie mają znaczenia i poświęcają im swój czas.

Wydaje im się, że to musi być zrobione, że ktoś musi się tym zająć. Często jest to sposób na unikanie zmierzenia się z rzeczywistością i udzielenia sobie odpowiedzi na pytanie czy naprawdę muszę to teraz robić? Sądzą, że jeśli coś jest pilne to jest najważniejsze. Między innymi dlatego 20% pracy przynosi 80% efektu. Ponieważ te 20% to czas, który poświęcamy na to co ważne. 80% to czas zmarnowany na sprawy, które wydają się ważne, ale nie są.

Przykładowo jest to reagowanie na dzwoniący telefon, nadchodzące e-maile, pojawiające się newsy. Sprawy pilne nie wnoszą nic do długoterminowych celów i wartości. Przeczytałem gdzieś stwierdzenie: żaden kod nie jest tak szybki jak żaden kod. Należy rozumieć to dosłownie – jeśli czegoś nie ma, to nie zajmuje czasu. Dlatego zamiast optymalizować i organizować sprawy nieważne, należy je po porostu wyeliminować, jeśli to tylko możliwe. A często jest to możliwe.

Zaletą tej zasady jest to, iż może być użyta przy planowaniu większych przedziałów czasu, jak np. cały tydzień lub miesiąc, albo małych, przykładowo aktualny dzień lub popołudnie. Podstawowym pytaniem, na które pozwoli Ci odpowiedzieć jest czym powinienem się zająć najpierw?, czym powinienem się zająć potem?

Dodatkową pomocą jest odpowiedzenie sobie na te pytania: co naprawdę chcę osiągnąć i zrealizować? w kierunku czego chcę zmierzać? jakie wartości i cele są najważniejsze w moim życiu?

Poniżej znajduje się przykładowa macierz Eisenhowera dotycząca jednego dnia z mojego życia.

matrix

Mam nadzieję, że rzuciłem trochę światła na temat zarządzania czasem. Ciekawi mnie, czy Ty masz swoje wypracowane sposoby na dobre wykorzystywanie czasu? Jeśli tak to proszę podziel się nimi w komentarzach. Jeśli nie, to napisz z czym masz problem i co chciałbyś ulepszyć.

Nie przegap żadnego posta

Otrzymuj powiadomienie o nowym poście prosto na Twój adres e-mail i uzyskaj dostęp do dodatkowych materiałów – tylko dla czytelników newslettera.

Wczytywanie...

Chętnie poznam Twoją opinię – skomentuj tego posta na portalach społecznościowych. Nie zapomnij mnie otagować, jeśli chcesz mieć pewność, że zobaczę Twój komentarz.

Polub Brieftip